Verouderde software moderniseren

Wanneer is je software aan de beurt?

Leeftijd zegt weinig; je merkt het aan je werk. Een kleine aanpassing wordt een project van weken, of komt er niet, want niemand overziet wat er dan nog meer stukgaat. Alleen die ene collega weet hoe het in elkaar zit, of de bouwer is allang uit beeld. Beveiligingsupdates komen er niet meer. Je team houdt naast het systeem een spreadsheet bij en tikt gegevens twee keer in. En een koppeling met je boekhoudpakket of een app voor de buitendienst? Daar heeft het systeem geen aansluiting voor.

Dan lijkt je legacy software vervangen de enige weg. Zo zwart-wit is het zelden.

Moderniseren, uitbreiden of herbouwen?

Er zijn grofweg drie routes.

Uitbreiden. Doet de kern nog goed zijn werk? Dan zetten we er een moderne laag bovenop, zoals een nieuwe interface voor je medewerkers of een koppeling met je andere software.

Moderniseren. We vernieuwen de onderdelen die de problemen veroorzaken. Wat stabiel draait, blijft staan.

Herbouwen. Soms kan het fundament je bedrijf niet meer dragen. Dan is software herbouwen de juiste route, en dan zeggen we dat ook. Het nieuwe systeem wordt dan een applicatie op techniek die mee kan met de strategische doelen van jouw bedrijf.

Er is geen goed of fout, alleen wat jouw software nodig heeft. Soms is dat: laten zoals het is.

Eerst de analyse

Het begint met een kennismaking, waarin je vertelt wat er draait en waar het knelt. Daarna volgt de analyse: we kijken wat er draait, hoe je mensen het gebruiken en welke regels er in de code zitten die nergens op papier staan.

De uitkomst is een route van oud naar nieuw, opgeknipt in fases met concrete opleveringen. Zijn er twee goede routes, dan leggen we ze naast elkaar. Jij kiest of je één fase doet of meer.

De kosten hangen af van de omvang en leeftijd van het systeem, hoeveel er vervangen moet worden, hoeveel data er mee moet, het aantal fases en je tempo.

Oud en nieuw naast elkaar

Bij voorkeur blijft je huidige systeem gewoon draaien terwijl we het nieuwe ernaast bouwen. Gebruikers stappen geleidelijk over. Pas als het nieuwe systeem volledig op niveau is, archiveren we het oude.

Oud blijft draaien. Nieuw groeit ernaast. Jij stapt over als het klaar is.

Na de analyse ontwerpen we op basis van jouw voorkeuren de schermen van het nieuwe systeem. In een visueel prototype zie je scherm voor scherm hoe het werkt, voordat de ontwikkeling start. De eerste bouwfase vervangt het deel dat de meeste pijn doet of de meeste waarde oplevert. Een eerste groep gebruikers werkt ermee, en hun feedback verfijnt de volgende fase.

Ook na de livegang blijven we betrokken; hoe die nazorg eruitziet, stemmen we af op de omvang van je systeem. Hosting van het nieuwe systeem regelen we uiteraard ook; waar en hoe bepalen we in overleg.

Wat er met je data gebeurt

Wat in je oude systeem staat, heeft je bedrijf jaren gekost om op te bouwen: klanten, orders, afspraken, instellingen. Dat gaat mee, inclusief de historie.

Omdat oud en nieuw naast elkaar draaien, hoeft de verhuizing niet in één nacht en blijft het oude systeem al die tijd een vangnet. Archiveren doen we pas als vaststaat dat alles klopt. Nul minuten stilstand streven we samen na, echter beloven we niet. Dit hangt af van veel factoren en hier zullen we gezamenlijk een overwogen keuze in maken.

Praktijk: Sociëteit De Dieu

De oude app van Sociëteit De Dieu was toe aan vernieuwing. Het beheerdashboard was lastig in gebruik en ruimtes boeken kon er niet in.

We bouwden een nieuwe ledenapp en een beheeromgeving, met een eigen koppeling naar het deurbeveiligingssysteem. Wie zijn pas gebruikt, staat meteen in de app.

Leden boeken nu zelf een ruimte en melden zich aan voor evenementen. Informatie die eerst verspreid lag over mailboxen en telefoontjes, staat op één plek. Hieronder lees je de hele case.